Még mindig Excelben hegesztjük a feladatlistát

A hibrid munkavégzésre hosszabb távon is fel kell készülnünk, ugyanis a magyar szellemi munkát végzők több mint egyharmada legalább egy-két napot otthonról dolgozik – többek közt ez is kiderül Magyarország első országos reprezentatív produktivitás-kutatásából.

A feladatkezelési és kollaborációs megoldásokat szállító META-INF és az NRC online országos kutatása azt vizsgálta, mennyire hatékonyak a magyar szellemi dolgozók, és milyen produktivitást támogató eszközöket kapnak a cégüktől a távmunka, a vállalaton belüli tudásmegosztás vagy az ügyfélszolgálati munka kihívásaihoz.


Mindenki a saját malmában: gyenge lábakon áll a kollaboráció

A mindennapi üzleti folyamatok és a projektek összetettsége csapatokon és divíziókon átívelő együttműködést igényel. Azok a vállalatok, amelyek nem tudják ezt hatékonyan biztosítani, versenyhátrányba kerülnek, az alacsonyabb szintű produktivitás pedig felesleges költségeket generál.

Általában igaz, hogy minél nagyobb egy vállalat, annál gyakoribb a kollaborációs platformok alkalmazása. Ezek azok az eszközök, amelyek lehetővé teszik, hogy egy csapat tagjai közös munkát végezzenek, és információkat, tudást osszanak meg egymással, akár egy dokumentum közös szerkesztéséről, akár komplex projekt végigviteléről van szó.

excel hibrid munkavégzés
Fotó: PIxabay

A megkérdezettek 40 százaléka használ munkahelyén valamilyen eszközt erre a célra, de érdekesség, hogy az egyedül dolgozó szellemi munkát végzők többször veszik igénybe (33%), mint a 2-50 fős kisvállalkozások (26%). Az egészségügyben, oktatásban, közigazgatásban, jogászi szakmában és élelmiszeriparban szignifikánsan alacsonyabb, míg a tudomány, a technológia, a kultúra területén, illetve az infrastrukturális és energiaszektorban magasabb ezen eszközök elterjedtsége.

Az eszközt leggyakrabban a munkához kapcsolódó tartalmak, dokumentumok egymás közti megosztására (74% inkább vagy teljes mértékben egyetért ezzel az állítással), illetve általános belső kommunikációra (67%), legkevésbé pedig céges folyamatok modellezésére, automatizációra (39%) használják. Úgy tűnik, a hibrid munkavégzés hosszabb távon is velünk marad: a kutatásban részt vevők 35 százaléka hetente legalább 1-2 napot otthon dolgozik.

Nincs otthona a kollektív tudásnak

Csupán a válaszadók 34 százalékának munkahelyén használnak valamilyen online tudástárat a szervezeten belüli információ kezelésére, szerkesztésére, a megkérdezettek 15 százaléka pedig nem is tudott válaszolni a tudástár meglétét firtató kérdésre.

A tudásmegosztó rendszert nem használók mintegy fele (49%) úgy véli, hogy enélkül is el tudja végezni a munkát, egyharmaduk szerint viszont ennek segítségével hatékonyabban tudna dolgozni.

excel hibrid munkavégzés
Fotó: PIxabay

A más kollégáknak szánt feladatok átadására és nyomon követésére használható feladatkezelő rendszerek segítenek elkerülni a párhuzamos munkavégzést (silókat), és automatizmusokkal váltják ki az időrabló adminisztrációt. A megkérdezettek mintegy fele (48%) olyan helyen dolgozik, ahol használnak erre a célra valamilyen szoftvert, rendszert vagy platformot – ugyanakkor 44 százalékuk esetén ez az eszköz a nem éppen erre a célra kifejlesztett Excel.

Leginkább az oktatási szektor van lemaradásban (23%), de az egészségügyben és a közigazgatásban is átlag alatti a feladatkezelő eszközök elterjedtsége, pedig a válaszadók jelentős többsége (83%) szerint ezek a rendszerek hatékonyabbá teszik a munkavégzést. Ahol nem használnak ilyen eszközt, 73 százalékban e-mailben adják át a feladatokat.

Nem értjük egymás nyelvét: fordítási nehézségek az IT és a többi osztály között

Az IT helpdesk – akár az ügyfelek, akár a kollégák problémáinak megoldására hivatott – a szervezetek neuralgikus pontja. A kutatásban megkérdezettek több mint negyede fel van készülve rá, hogy ha a vállalati IT-hoz fordul, nem fogja tudni nyomon követni az ügyét, és az nem is fog megoldódni (26-29%). Hasonló arányban (24%) nyilatkoztak arról, hogy gyakran úgy érzik, nem tudják megértetni magukat a help deskes kollégákkal – olyan, mintha egyszerűen más nyelvet beszélnének. Mindez kölcsönös: a helpdesken dolgozó munkatársak is gyakran azt tapasztalják, hogy nem egy nyelvet beszélnek a többiekkel (15%), és ami talán még súlyosabb: a tőlük segítséget kérő ügyfelekkel sem (17%).

excel hibrid munkavégzés
Fotó: PIxabay

A kutatás eredményei alapján meghatározható a szellemi munkát végzők produktivitás-indexe, amely megmutatja, hogy a négy hatékonyságnövelő eszközből – kollaborációs platformok, tudásmegosztó rendszerek, feladatkezelő és a helpdesk funkciót támogató informatikai szoftverek – hányan használnak legalább hármat. A produktivitás-index a 2024-es felmérés szerint 21 százalék. A META-INF ezentúl a tervek szerint rendszeresen összeállítja és publikálja az indexet, hogy nyomon kövesse a változásokat ezen a területen.

Ha tetszett a cikk, további hírekért, érdekességekért kövess minket a Facebookon!
Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Benke Éva

Benke Éva

Az ifjabb nemzedék tagja, akikből még nem veszett ki a lelkesedés. Kedvelt témái leginkább a tudomány és a lifestyle területéről kerülnek ki

Ezeket olvastad már?